一 、 档案收集

定期收集在工作中形成的具有查考、保存价值的，需集中保管的不同载体的信息。

二、 档案整理分类：

1.本会成立、章程、各项制度等原始文件资料；

2.本会历届理事会名册及志愿者名册；

3.本会各项活动形成的计划、总结、报告、纪要等；

4.本会大事记、反映本会重要活动事件的剪报、声像材料， 奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料；

5.各类文件资料的电子版本。

三、 档案存放

校友会办公室应有专门存放档案的文件柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

四、 档案归档及借阅

1. 每年4月定期将上年开展的各项工作及活动所形成的 档案包括纸质文件类和相应的电子版本，按照归档的要 求，由专人负责及时归档；

2.归档的文件材料要完整、准确；

3.上交学校档案馆时办理交接手续，填写移交单；