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校友会岗位职责

作者: | 发布日期:2017-05-24 05:42:01

校友会工作职责

第一条  策划和筹备校友会活动,组织每年毕业二十年、毕业三十年校友返校纪念活动,组织各地校友分会负责人年度工作例会。

第二条  协助组织其他校友活动。

第三条  全面负责校友会信息化建设,包括校友信息收集,校友会网站、校友信息数据库、短信平台、邮件群发系统的管理、维护和建设。

第四条  负责校友会的文字材料和宣传工作,负责编辑出版《校友风采录》,传播母校信息、宣传校友事迹、凝聚校友力量。

第五条  负责筹备成立各地校友分会。

校友会秘书长岗位职责

第一条  主持校友会日常工作,组织制定和实施年度工作计划。

第二条  负责建立学校校友工作网络和校友工作制度。

第三条  接待校友来访、来电、来函,为校友办实事,做好校友与母校之间的联络、协调和服务工作。

第四条  筹办和召开校友会理事会会议。

第五条  负责组织召开各地校友分会负责人年度工作例会。

第六条  筹划和组织校友毕业二十年、三十年返校纪念活动。

第七条  负责指导各地校友分会的建设和发展,指导各地校友分会开展校友工作。

第八条  负责与国内外校友会的联系,组织人员参加各地校友分会组织的重大活动。

第九条  利用校友资源举办“校友论坛”,以优秀校友的创业经历和成功经验对在校学生进行现身说法和人生意义的指导。

第十条  组织收集各地校友信息资料,采访和宣传优秀校友事迹,发掘整理办学史料,做好《校友风采录》刊物出版和发行工作。

第十一条 负责校友网站和信息交流平台的建设和维护,更新和完善校友数据库。

第十二条 组织校友资源的开发与利用研究,做好校友基金的筹措与管理工作。

第十三条  组织本单位职工开展政治理论、法律常识、业务知识的学习活动,提高职工思想素质和业务水平。

第十四条  负责本办公室综合治理与安全工作。

第十五条  完成学校领导交办的其他工作。

校友会办公室主任岗位职责

第一条  负责联络校友和各地校友分会。

第二条  协助领导筹划和组织校友毕业二十年、三十年返校纪念活动。

第三条  协助校友开展毕业周年纪念活动。

第四条  协助领导做好校友会理事会会议的筹备工作。

第五条  协助领导做好校友会的日常管理工作。

第六条  协助领导做好校友接待工作。

第七条  负责校友会办公室资产管理工作。

第八条  负责部门的工会和安全工作。

第九条  完成领导交办的其他工作。

校友会秘书岗位职责

第一条  负责收集整理校友基本信息,完善校友数据库。

第二条  处理和接待校友的来访、来电、来函等日常管理工作。

第三条  负责校友的联系工作。

第四条  协助做好《校友风采录》的出版工作。

第五条  负责《校友风采录》的发送和邮寄工作。

第六条  负责办公室的电脑维护工作。

第七条  完成领导交办的其他工作。

校友返校活动接待办法

为进一步做好毕业二十年、毕业三十年校友返校活动的接待工作,以热情、真诚的服务欢迎校友返回母校,让校友们真切感到母校的关怀和真情,特制定本办法。

第一条  以班级(专业/年级)为单位的校友返校活动,根据活动组织者需要,校友会将协助做好以下工作:

1、邀请校领导出席会议。

2、介绍学校有关情况。

3、提供校内同学活动场地。

4、提供返校活动用条幅。

5、联系安排校内会议场所。

第二条  校友会代表学校接受捐赠(实物和现金),现金捐赠在校友网上刊登,万元以上捐赠颁发《捐赠证书》。

第三条  活动组织者应及时将校友返校活动的有关信息通知校友会,以便校友会与活动组织者联系有关事宜。

第四条  活动结束后,活动组织者收集整理相关资料并提供给校友会:

1、通讯录(以专业、班级为单位)。

2、此次活动的影像资料。

3、校友感言和文章。

4、此次活动的新闻稿。

5、其他有纪念意义的照片和物品。资料整理完毕后发送到校友会邮箱:xyh@pub.btbu.edu.cn。

第五条  校友会负责对活动进行登记备案和网站报道、捐款鸣谢等宣传工作。

第六条  本办法自颁布之日起生效,解释权归校友会所有。

校友返校活动工作流程

为了加强校友与母校之间的联络,增进彼此感情和友谊,学校支持校友以班级或年级为单位返校联谊,向广大校友宣传介绍北京工商大学教育基金,欢迎校友以个人、班级或单位团体的名义捐资助学。

第一条  返校活动的发起人与校友会联络活动事宜。

第二条  将校友返校活动议程和活动筹备组(校友)的联系方式发至校友会邮箱:xyh@pub.btbu.edu.cn。

 第三条  校友会协助邀请出席活动的校领导,向校友通报学校的发展情况。

 第四条  校友会为校友返校活动提供活动条幅、协助拍摄合影纪念照、联系安排校内会议场所。

第五条  协调其他有关部门共同做好校友返校工作。

第六条  校友会代表学校接受捐赠(实物和现金),现金捐赠在《校友通讯》上刊登,万元以上捐赠颁发《捐赠证书》。

 第七条  活动组织者负责在活动结束后,收集整理相关资料,包括:

1、通讯录(以专业、班级为单位)。

2、此次活动的影像资料。

3、校友感言和文章等。

4、此次活动的新闻稿。

5、其他有纪念意义的物品。资料整理完毕后发送到校友会邮箱:xyh@pub.btbu.edu.cn。

 第八条  校友会负责对活动进行登记备案和网站报道、捐款鸣谢等宣传工作。

校友信息数据库管理规定

为了规范北京工商大学校友信息管理数据库的收集、维护及查询使用程序,加强对数据库的安全管理,特制定本规定。

第一条  本数据库的编制目的是通过对北京工商大学校友信息资料的收集、整理和完善,加强和校友之间的联系,为做好校友工作提供信息支持。

第二条  本数据库收录范围为北京工商大学和北京工商大学建校前原北京轻工业学院、北京商学院、机械工业管理干部学院、中华全国合作社联合总社干部学校、中华全国供销合作总社干部学校、华北贸易学校、中央商业干部学校、北京药品器械专科学校、北京制冷专科学校学习过的学生及工作过的教职的所有校友信息。

第三条  校友会通过以下途径收集校友信息:

1、应届毕业生在离校之前以班级为单位填写校友信息登记表,提交校友会编辑录入。

2、由学校聘任的校友联络员收集校友信息,反馈到校友会编辑录入。

3、各地校友会收集校友信息,反馈到校友会编辑录入。

4、学校各学院部门向校友会提供校友信息。

5、校友个人或学校师生职工向校友会提供校友信息。

第四条  北京工商大学校友会负责对本数据库所录入数据的真实性、准确性、完整性和及时性进行核查,并对不准确、遗漏或已过时的数据进行修改、补充等更新操作。

第五条  校友会向全校教职工及广大校友提供校友信息查询服务,查询信息结果仅限于校友同意公开的个人信息。

第六条  校友信息是学校的宝贵资源和财富,校友会负责校友信息的保密工作和安全管理,未经校友会领导审批,任何个人不得向非校友会工作人员或单位以任何方式提供校友个人信息。

第七条  为防止意外事故的发生和计算机病毒的侵害,校友信息管理工作人员要定期对校友信息数据库进行备份。

第八条  本规定自颁布之日起执行。

校友会档案管理制度

为确保校友会档案的完整、准确、系统,使档案管理工作规范化、制度化,以便及时有效地为决策者及有关人员提供有价值的档案资料,使校友会各项工作得以顺利开展,特制定本制度。

第一条  档案管理范围

档案管理范围是指原始档案和在各项业务活动中形成的所涉及内容处理完毕或暂告一段落并具有查考、保存价值的,需集中保管的各种载体的信息。主要有:

(一) 上级主管部门的文件材料

1、上级主管部门公布的法规性文件。

2、上级主管部门召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料。

3、领导视察、检查工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。

4、上级主管部门和有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证。

(二) 文件材料

1、各校友分会召开会议的有关文件,以及各种声像材料。

2、各项活动形成的计划、总结、报告、纪要等。

3、颁发的各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿等。

4、请示上级部门的批复文件。

5、历史沿革、大事记、年鉴,反映本会重要活动事件的简报、声像材料,荣誉奖励证书,有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料。

6、其他具有保存价值的文件材料。

第二条  校友会每年所开展的各项工作及活动,按照归档的要求,由主要工作和活动的负责人在工作和活动结束后,及时将文件资料集中整理后交校友会办公室。

第三条  校友会办公室工作人员应将归档的文件材料按规定分类、整理、装订、编目、保存,并编制索引,便于决策者参考利用。

第四条  归档及借阅

1、归档的文件材料要完整、准确。

2、办好交接手续,填写移交单。

3、借阅档案要办理手续,及时归还。

第五条  建立校友数据库,利用校友会网站及时向校友传递各种活动信息及相关资料。